Hace ya algunas semanas hablábamos sobre la Matriz de Eisenhower y sobre la importancia de saber priorizar las tareas importantes sobre las tareas urgentes.
El problema es que muchas veces no sabemos cómo diferenciar una tarea importante de una urgente, y es aquí donde vienen todos los problemas y la lista de tareas nos sobrepasa y nos dedicamos a apagar fuegos todos los días, hasta que llega el viernes y nos damos cuenta de que no hemos avanzado tanto como deberíamos. Ahí es cuando aparecen la frustración y el estrés.
Con el post de hoy, quiero ayudarte a aclarar un poco las ideas y a saber reconocer cuándo una tarea es importante y cuándo es urgente.
Tareas Urgentes
Vivimos en una época en que todo necesita ser solucionado de forma inmediata. Cuando queremos algo, lo queremos lo antes posible, y sabemos que nuestros clientes también quieren inmediatez. Además, queremos estar informados de todo en todo momento, y es por eso que al final acabamos teniendo un listado de tareas urgentes interminable que se acumula y crece día a día.
Las tareas urgentes son aquellas que requieren de nuestra atención de forma inmediata y además normalmente absorben nuestra atención y nos dedicamos a ellas por completo.
Por ejemplo, responder a una llamada de un cliente, contestar un mail o asistir a una reunión, chequear las redes sociales, asistir a un evento…
De no poner límite a estas tareas, pasaríamos el día entero de una en otra sin parar.
Algunos ejemplos de tareas urgentes no importantes son por ejemplo, contestar mails, responder llamadas, asistir a reuniones mal organizadas que no aportan resultados…
En esta categoría podríamos añadir también el revisar las redes sociales a cada rato, asistir a eventos, leer artículos… Seguramente no te suenen a tareas urgentes pero las tratamos como tal. Es el famoso FOMO (Fear Of Missing Out), el miedo a perderse algo.
Por último, tenemos las tareas que son urgentes pero que en este caso también son importantes. Estas son las más importantes y las primeras que debemos atender ya que si no las atendemos, corremos el riesgo de que nos traigan consecuencias negativas. Como perder a un cliente por no haberle prestado atención, o entregar un proyecto con retraso.
Tareas importantes
Estas tareas, nos dan resultados a largo plazo. Es decir que hacerlas ahora, no nos va a dar un resultado visible inmediato. Pero son estas tareas las que te acercan cada día a conseguir los objetivos que te has propuesto tanto para tu negocio o proyecto como para tu vida. Repercuten directamente en tus objetivos y en la vida que quieres llevar.
Suelen ser tareas que asustan porque son incómodas y difíciles de hacer, así que tendemos a procrastinar cuando tenemos que hacerlas y las sustituimos por tareas más sencillas y placenteras.
De ese modo, siempre acaban quedando al final de la lista. Pero no podemos olvidar que estas tareas son las que nos van a acercar a nuestros objetivos. Son importantes y tenemos que hacerlas si queremos avanzar.
Ya sabemos distinguir unas tareas de otras, ¿Y ahora qué?
Así que una vez que sabemos diferenciar entre tareas urgentes e importantes, debemos establecer tareas prioritarias mensuales, semanales y diarias.
Para establecer prioridades, lo primero es que sepas cuáles son tus objetivos, tanto a largo plazo como a corto plazo. Por ejemplo, establece tus objetivos para dentro de un año, para dentro de 3 meses, para este mes y por último tus objetivos semana a semana. También es muy útil establecer pequeños objetivos a diario.
Una vez tengas tus objetivos bien marcados, haz una lista con las tareas que tienes pendientes. Todas las que se te ocurran, tanto las importantes como las que no lo son tanto pero que sí son urgentes.
Una vez tengas tu lista, vuelve a repasarla y a analizarla, ¿hay alguna tarea que puedas quitar de la lista? Seguramente sí.
Seguramente tienes algún evento al que puedes no asistir, o un compromiso que no te aporta nada, o a lo mejor tienes alguna llamada pendiente por compromiso pero que al final no es beneficiosa para tí ni para tu proyecto.
Así que deja de hacer tareas urgentes menos importantes y ganarás tiempo para hacer tareas urgentes importantes y tareas no urgentes pero importantes.
Una vez tengas tu lista de tareas definitiva, establece prioridades. Empieza por las tareas importantes que requieren atención inmediata (son urgentes), inevitablemente tendrás que realizar algunas tareas urgentes no importantes, mi consejo es que dediques un rato cada día, pero que las agrupes.
Por ejemplo, dedica la última hora de la mañana o de la tarde que es cuando seguramente estarás más cansada/o a contestar mails o a hacer esa llamada de compromiso que tienes que hacer sí o sí.
De esta forma, evitas distracciones y perder la concentración cuando estás realizando tareas más importantes, (es muy fácil perder la concentración si estás con una tarea importante y tienes que contestar al instante cada email o llamada que recibes).
Así que, yo te aconsejo que crees la rutina que mejor te vaya. Cada mañana, o cada final de jornada, o si lo prefieres, cada domingo, dedica un rato a establecer qué es lo importante para esa semana o ese día.
Un buen truco es añadir una marca o asterisco a las tres tareas más críticas del día y empezar por esas tareas.
