Mi día a día transcurre muchas veces de la siguiente manera: Me levanto ultra motivada, empiezo el día con energía, me tomo mi primer café en casa, paseo a mi perrita y me pongo a trabajar.
Empiezo comprobando qué cosas tengo que hacer para ese día. Normalmente el listado es bastante largo. Lo primero son todas las tareas que he ido dejando para el último momento, le siguen los mails que tengo pendientes de contestar, y luego las tareas que si no hago, pasarán a ser tareas que he dejado para el último momento. A todo esto, tengo que añadirle los nuevos proyectos que tengo en mente y que si no empiezo a desarrollar se quedarán en simples buenas ideas que nunca tuve tiempo de llevar a cabo. Pero eso realmente es mentira, porque en realidad sí que tengo tiempo. El problema es que no sé gestionarlo. Y seguro que tengo razón si digo que no soy la única a la que le pasa esto.
Cuando por fin tengo mi listado enorme de tareas, me dispongo a ponerme por fin a trabajar, pero me siento agobiada nada más empezar. Empiezo trabajando en las tareas que tienen como fecha límite ayer, y cuando he acabado con ellas ya ha pasado media mañana.
Pues bien, existen muchas soluciones a este problema (ya os iré hablando de cada una de ellas), y son soluciones fáciles, aunque requieren compromiso. Todos podemos aplicarlas en nuestro día a día. Pero hoy me voy a centrar en una de ellas. La Matriz de Eisenhower.
Si habéis vivido una situación parecida a la que he descrito más arriba, sabéis que esa lista interminable de tareas y sobre todo las tareas urgentes que se te acumulan, generan mucho estrés y ansiedad. Solo de verlas te invade una parálisis por análisis que te impide tomar la decisión de cuál es la tarea por la que debes empezar.
La matriz de Eisenhower, recibe su nombre de su inventor, Dwight Eisenhower, el presidente número 34 de los Estados Unidos. Eisenhower decía que normalmente nos centramos en las cosas que son urgentes e importantes a la vez, lo que nos genera reacciones más reactivas, en vez de centrarnos en las cosas que son importantes, aunque poco urgentes, que son las que nos llevan a conseguir nuestros objetivos más estratégicos y orientados a largo plazo.
Así que para ayudarnos a identificar y priorizar nuestras tareas más importantes sin dejarnos arrastrar por las tareas urgentes e inesperadas, inventó la matriz que os voy a explicar en este post.
¿QUÉ ES LA MATRIZ DE EISENHOWER Y CÓMO UTILIZARLA?
Es una matriz de gestión del tiempo y una representación gráfica de los distintos niveles de importancia y urgencia de nuestras tareas diarias.
Para ayudarnos a clasificar nuestras tareas, podemos organizarlas en cuatro cuadrantes.
Antes de explicarte cada uno de los cuadrantes, me gustaría dejar clara la diferencia entre urgente e importante.
Algo es URGENTE cuando necesita nuestra atención inmediata. Estas tareas suelen captar nuestra atención y su urgencia hace que les dediquemos tiempo que deberíamos estar dedicando a otras cosas. Lo que suele pasar con estas tareas es que son fáciles de resolver (contestar un mail, hacerle un favor a alguien, reuniones, compromisos familiares, contestar llamadas…), pero raramente son tareas muy importantes para nosotros.
Algo es IMPORTANTE cuando te acerca a tus objetivos a medio y largo plazo. Normalmente son tareas que no suelen ser urgentes. No tienen un plazo de entrega definido o cercano. Estas tareas necesitan que seas una persona proactiva, que dediques tiempo a diario para ellas para que puedas estar cada día un poco más cerca de tus propósitos y metas.
Ahora que ya sabemos la diferencia entre urgente e importante, es importante saber qué tarea colocaremos en cada uno de los cuadrantes de la matriz:
1. Tareas importantes y urgentes. Hazlo ahora.
Son inevitables y debemos darles máxima prioridad. Son los proyectos con fecha límite y las urgencias que necesitan solución inmediata porque si no se resuelven, tienen consecuencias. Normalmente son tareas que te llegan desde fuera (tu jefe o un cliente) o que por culpa de no haberlas hecho cuando tocaban, ahora se han vuelto urgentes.
Por ejemplo, contestar un mail de un cliente, hacerle un favor a un amigo, resolver una emergencia imprevista, entregar un artículo o proyecto, etc.
2. Tareas importantes pero no urgentes. Decide cuándo lo harás y ponles fecha.
Tareas importantes para conseguir tus metas a largo plazo. Son las tareas que no tienen fecha límite pero que son importantes para tu desarrollo profesional o personal.
Son tareas sobre las que es muy fácil procrastinar, así que es importante que decidas cuándo las llevarás a cabo, programarlas y hacerlas.
Cuando dedicas tiempo a este cuadrante significa que estás siendo proactivo y que estás priorizando actividades que te ayudan a crecer y que contribuyen a conseguir tus objetivos más importantes. De hecho, una vez aprendas a aplicar la matriz, la mayoría de tus esfuerzos deberían ir centrados en las tareas de este cuadrante.
Es donde el trabajo importante se desarrolla una vez ya estás libre de distracciones y presiones.
Por ejemplo, hacer ejercicio, desarrollar esa nueva idea de negocio, plan estratégico, dedicar más tiempo a formarte, tus relaciones personales, networking, desarrollo personal etc.
3. Tareas no importantes pero urgentes. Delega o programa.
Son tareas que puedes delegar o programar para cuando hayas resuelto las importantes y urgentes. Son las que necesitan solución urgente pero que no son importantes, así que no requieren de toda tu atención ni de tus habilidades, por eso puedes intentar delegarlas en otra persona de tu equipo o solucionarlas cuando ya estén resueltas las importantes y urgentes (primer cuadrante).
Es la sensación de urgencia por excelencia. Acostumbrado a dejarlo todo para el último momento y a no decir no a nada, una vez has conseguido solucionar lo urgente e importante (cuadrante 1), te dedicas a lo que es meramente urgente pero que no te aporta nada a la hora de conseguir tus objetivos. Pasar demasiado tiempo en tareas de este cuadrante, te hará tener una sensación de que haces cosas que debes hacer en vez de las cosas que quieres hacer. Te hacen tener la sensación de que no tienes control sobre tu día a día y que lo que haces no tiene sentido.
Son tareas como llamadas telefónicas no importantes, tareas rutinarias, subir un post que ya has escrito al blog, contestar según qué correos, actualizar la web, etc.
4. Tareas no importantes y no urgentes. Eliminar o limitar.
Por último, tenemos las tareas que puedes dejar de lado y eliminar, o por lo menos reducir. Distracciones que acaban por hacerte sentir que has perdido el tiempo. Estas tareas también están bien pero debemos limitarlas.
Es el cuadrante de la gratificación inmediata, pero si le dedicamos demasiado tiempo, normalmente acaba por dejarte insatisfecho.
Todos necesitamos distraernos y divertirnos de vez en cuando, no se trata de eliminar por completo las cosas de este cuadrante, sino de conseguir un balance entre lo que nos acerca a nuestros objetivos y lo que no contribuye a nuestro crecimiento aunque nos divierta.
Son las redes sociales, ver esa serie en Netflix de la que tanto te han hablado, la tercera pausa de la mañana, etc.
¿POR QUÉ CREO QUE LA MATRIZ DE EISENHOWER ES ÚTIL?
Yo no diría que la Matriz de Eisenhower es la mejor herramienta para la productividad, pero sí que creo que es una muy buena herramienta para tener claras tus prioridades y para identificar y valorar tus tareas.
Te obliga a parar un momento, analizar en qué ocupas tu tiempo y valorar el nivel de importancia que tiene cada tarea. Seguramente no te paras ni una vez por semana a pensar en esto, y creo que es vital para que la semana no se vuelva un caos.
Una vez tienes las tareas en cada uno de los cuadrantes, es fácil analizar y darte cuenta de qué está fallando en tu día a día.
Si pasas demasiado tiempo realizando tareas de los cuadrantes 1 y 3, significa que dedicas la mayor parte de la semana a realizar tareas urgentes y que además vienen impuestas externamente (por tus clientes, tu jefe…). Así que dedicas poco tiempo a cosas que te hacen crecer profesionalmente y personalmente.
Las tareas que realizas en los cuadrantes 2 y 4, hablan de ti y de lo que decides hacer con tu tiempo, ya que son tareas que no vienen impuestas por nadie y que además en el caso del cuadrante 2, te acercan a tus objetivos.
Así que la Matriz puede ser muy útil para:
- Valorar tus tareas.
- Tener claras tus prioridades.
- Planificarte.
- Optimizar tu tiempo.
¿CÓMO EQUILIBRAR LOS CUADRANTES?
Teniendo toda esta información en tus manos, ahora solo queda aplicar la matriz para que puedas analizar en qué inviertes más tiempo y si necesitas equilibrar tus tareas.
Aunque es inevitable que dediques tiempo a todos los cuadrantes, lo ideal es que la mayoría del tiempo lo dediques al cuadrante 2. Es el cuadrante de la calidad y el que te hace más efectivo. Es el cuadrante en el que llevas a cabo tu crecimiento personal y profesional.
Si pasas demasiado tiempo haciendo tareas del cuadrante 1, posiblemente organizas mal tu tiempo. En este cuadrante están las tareas que te vienen impuestas por un externo y que seguramente están al límite de fecha de entrega, o las tareas que aunque vienen impuestas por ti, tienen una fecha límite que está demasiado cerca.
Para evitar pasar demasiado tiempo en las tareas del 1:
- Planifica y prevé qué problemas puedes llegar a tener en un futuro cercano.
- Organízate tus deadlines semanalmente y revisa al final de la semana cómo vas avanzando.
- Si son tareas que te vienen impuestas externamente, piensa ¿cómo puedes anticiparte?
- Intenta ser más proactivo y no esperar a que el problema se te venga encima.
Si pasas demasiado tiempo con tareas del cuadrante 3, es decir, haciendo tareas urgentes pero que no son importantes:
- Intenta delegar las tareas que puedas. ¿Puedes contratar a alguien para que las haga?
- Intenta limitar estas tareas, ¿puedes decir no? A veces nos cargamos de trabajo porque no sabemos poner límites.
- Si no puedes negarte a hacerlas y tampoco puedes delegarlas. Agrúpalas. Guarda un momento del día para hacer este tipo de tareas. Una o dos horas al día deberían bastar. O incluso mejor, guarda una tarde a la semana para ellas.
Si lo que te pasa es que pasas mucho tiempo en el cuadrante 4, seguramente sea porque estás estresado o intentando evitar una tarea que no te gusta o que te genera un problema.
En este cuadrante normalmente están las tareas que nos hacen perder el tiempo. Es el cuadrante de la procrastinación. Intenta:
- Anticiparte. Sabes cuáles son tus puntos débiles, piensa formas de evitar distracciones.
- Apaga las notificaciones del móvil.
- Limita el acceso a según que páginas web.
- Planifica tus descansos. .
- Está bien relajarse, de hecho es necesario para ser productivo. Pero no en exceso. Intenta controlar que no pases todo el día evitando tareas que no te apetece hacer.
PASOS DEFINITIVOS PARA APLICAR LA MATRIZ DE EISENHOWER:
- Determina cuáles son tus objetivos tanto personales como profesionales. Es importante tener claros tus objetivos antes de saber qué tareas vas a priorizar.
- Track de tus tareas. Durante unos días, apunta en qué inviertes tus horas. Cada tarea que hagas apúntala en un papel y apunta al lado las horas que has pasado haciendo esa tarea.
- Organiza las tareas que has estado haciendo. Distribuye las tareas en los diferentes cuadrantes.
- Identifica a qué le estás dedicando más tiempo. ¿Te sientes feliz con el equilibrio de tus cuadrantes?
- Si no estás contento con tus cuadrantes. Equilibra. Intenta buscar la mejor forma de equilibrar los cuadrantes y sobre todo intenta que la mayor parte de las tareas sean tareas del cuadrante 2, dedicando algún tiempo para el relax en el cuadrante 4, intentando minimizar las del cuadrante 1 y reducir, delegar o eliminar las tareas del cuadrante 3.
Sé que te he dado mucha información, pero es información que te va a servir para recuperar el control. A mí me resulta muy útil cada vez que pierdo el sentido de lo que estoy haciendo y veo que mis días se convierten en un absoluto caos que me domina. Espero que sea igual de útil para ti.
¿No tienes curiosidad por ver en qué inviertes tu tiempo y cómo cambian tus días cuando tienes las prioridades más claras?
