Ser productivo no es fácil Sower, tenerlo todo controlado, estar al día y no perder el tiempo en tareas superfluas es un estado mental.
Lo normal es despistarnos, olvidarnos de las cosas y hacerlo todo sobre la marcha, pero como ya sabes eso no es eficiente, ni productivo y está abocado al desastre más desastroso.
Hoy quiero hablarte de algunas aplicaciones para ayudarte a mejorar tu productividad y que te permitan tener un poco de control sobre lo que haces. ¿Empezamos?
Apps para mejorar la productividad
Cuando hablamos de productividad lo primero en lo que pensamos es en el tiempo. No se trata de hacer más con menos, se trata de aprovechar mejor lo que tenemos y organizarnos mejor.
Algo que a mi me gusta revisar es el tiempo que dedico a las cosas. No en general, pero si por ejemplo a tareas concretas ¿cuanto tiempo he dedicado este mes a responder emails? ¿Atender al teléfono? ¿Redacción de contenidos? ¿Al cliente X y al cliente Y?
Lo más normal es no tener ni idea del tiempo que le estamos dedicando, pero a veces saber ese tiempo sí es importante.
Pero… ¿cómo lo podemos medir?
Trackear el tiempo
Existen aplicaciones que funcionan muy muy bien que te permiten medir el tiempo exacto que dedicas a cada cosa.
Mi favorita es Toggl.
Toggl es un tracker que cuenta con extensión para chrome y app. La verdad es que el nivel de integración de esta herramienta es una pasada.
Lo puedes integrar en google y cuando se abre un nuevo documento puedes trackear el tiempo que le dedicas, lo puedes poner en Trello, Asana, etc.
Es como un relojito que pinchas en él y se pone a contar y luego puedes ver informes por tareas, clientes, semanal, mensual… vaya de lo mejorcito para controlar el tiempo.
Además, cuenta con plan gratuito si no vas a necesitar un equipo con más usuarios. Una auténtica maravilla y un estándar. Sin duda te lo recomiendo.
Existen alternativas como apploye, pero la verdad es que no las he probado y Toggl me tiene muy contenta.
Una de las cosas a las que a veces le dedico tiempo de más, es el momento de agendar reuniones.
Hago muchas y siempre es lo mismo.
– Oye, ¿qué día te iría bien para reunirnos?
– Mira, el Miércoles a las 16:00 me va perfecto.
– Uis, lo tengo ocupado, ¿qué tal por la mañana?
– Imposible, ¿y el Jueves? Tengo el día libre
– Estoy fuera
Caos.
Agendar reuniones
Desde hace un tiempo estamos utilizando Calendly, una app que te permite marcar tus horas disponibles para reuniones en la agenda. Cuando mandas tu enlace de Calendly, permite a la otra persona reservar la hora que mejor le vaya sin necesidad de tanto lío.
El proceso de agendar una reunión pasa de una ristra infinita de emails o una conversación frustrante a apenas 3 clicks y en menos de 3 minutos. Una auténtica maravilla.
Calendly también cuenta con plan free que no está mal.
Te permite conectarlo con lo que quieras, puedes conectarlo con Zoom y que cuando agendes una nueva reunión se cree una sala de zoom y se mande junto con la confirmación (plan de pago), ¡puedes añadir el enlace en tus correos, puedes hacer un montón de cosas!
Existen alternativas a Calendly, gratis y no tan gratis como pueden ser la opción de Hubspot que está muy pero que muy bien (también gratis), Simplybook me, opción que estamos investigando recientemente en Sowo ya que tiene unas ventajas que Calendly no tiene y se ve atractivo.
Y luego CRMs como Pipedrive, en su plan Avanzado cuenta con una herramienta igual para agendar reuniones que va totalmente conectada al CRM y la verdad es que funciona sorprendentemente bien.
CRMs & Apps de Facturación
Si todavía llevas tus cuentas y la gestión de tus clientes en un Excel, deja que te diga 2 cosas.
La primera, es que tiene un riesgo altísimo. No sabes la de veces que en un Excel se me ha roto una celda y algo ha fallado o simplemente se me ha corrompido el archivo (que me ha pasado más veces de las que me gustaría).
La segunda, es que estás perdiendo la oportunidad de tenerlo todo bien ordenadito, fácil, con una interfaz increíble y a otro nivel de productividad y gestión.
Pero no me voy a extender mucho aquí ya que tenemos un post en el que justamente hablamos de apps para facturación y CRMs que si estás leyendo esto y no lo has visto no te puedes perder.
Automatiza todo lo que te haga perder tiempo
Me llega un email desde la web de una persona que solicita información sobre las tarifas de sowo, la doy de alta en el CRM y creo la persona, empresa y trato, si en ese momento no puedo gestionarlo me pongo un post it para que no se me olvide responder y luego pongo otro post it después de enviarle el correo para hacer seguimiento.
Tiempo total: demasiado.
Cuando identificamos tareas repetitivas que no aportan ningún valor y que simplemente son hacer una serie de clics que siempre son los mismos, eso debemos automatizarlo.
Gracias a herramientas como Integromat (que es 10 veces más barata que zapier) hemos podido crear lo siguiente:
→ Me llega un email desde la web de una persona que solicita información sobre las tarifas de sowo.
→ Se mira en el CRM si esa persona ya existía, si no existía se crea una nueva persona, empresa y trato en la etapa “contactado” automáticamente.
→ Se crea una tarea y se me asigna también en el CRM que pone “responder a [nombre de la persona que me ha escrito]” automáticamente.
→ Después de enviar el correo, al marcar la tarea completada me aparece la opción de hacer un seguimiento (sólo tengo que marcar el día, suelo dejar 4-7 días) automáticamente.
Todo controlado al instante, sin post-its y sin despistes.
Pero no todo termina aquí.
Como me gusta llevar un registro de los leads que llegan cada mes, a parte de crearse las entradas en el CRM también se añaden líneas en un google sheets para tener todos los leads juntos y de un vistazo poder identificar patrones, leads mensuales, etc, automáticamente.
Podría seguir con más ejemplos pero la verdad es que estoy segura de que te has hecho una idea de lo importante que es automatizar.
Prueba Integromat, te va a gustar 😀
Bonus Track
Aquí te dejo un listado de herramientas que pueden ayudarte a no despistarte, puede que alguna te llame la atención 🙂
- Text Expander, una pasada para los usuarios de Mac. Te permite crear atajos para generar bloques de contenidos, te permite escribir emails muy largos en muy poco tiempo. Una pasada.
- Rescue Time: básicamente analiza TODO lo que haces y te marca si es productivo o improductivo en función de la app que estés utilizando en ese momento. Genera unos reportes muy interesantes.
- Todoist: una herramienta muy potente para hacer listas de cosas pendientes y organizar tu tiempo.
- IFTTT (If This Then That): aplicación muy sencilla de automatización. Si nunca has automatizado nada, esta app puede gustarte.
- Forest: una app que cuanto más trabajes más aportas al mundo ayudando a plantar árboles.
- Habitica: una app para motivarte a alcanzar tus objetivos. Se trata de gamificar la productividad, es cuanto menos interesante.
