Tenerlo todo bajo control es cada día más difícil. La gestión de las facturas, los clientes, los emails, las tareas pendientes, los proyectos… Tanto si estás empezando como si ya llevas unos años, hay algo que es innegable: llevar una buena gestión es un lío.
Te voy a contar algo típico no, tipiquísimo del día a día del/la buen Freelance:
Te levantas por la mañana y miras el correo: “¡olé! Un nuevo lead te pide un presupuesto”, quedas en llamarle y sigues con lo tuyo. Se está terminando el mes y no puedes despistarte,tienes 3 entregas, 2 reports mensuales y 4 emails en “pendiente/urgente” que responder desde hace unos días.
Hoy es tu día y decides planificarte bien para poderlo liquidar todo y poder irte a casa (o cerrar el ordenador) a una hora “normal”. Cojes tu libreta y tu rotulador de punta gorda (porque has leído por ahí que las listas hay que hacerlas con rotulador por no sé qué de la satisfacción terapéutica de tachar tareas hechas con punta gorda).
Abres abres la primera página y vaya, son todo tachones, dibujos, diagramas, pasas la página y “ups” te encuentras con una lista que hiciste nosecuando con la mitad de tareas por tachar.
No pasa nada.
Decides buscar una página limpia: “hoy si, hoy te organizas bien y lo dejas todo cerrado”.
Te pones a hacer la lista y te salen como 40 tareas urgentes-pendientes-para ayer. No pasa nada, las ordenas por prioridad, luego las clasificas por colores y finalmente decides que lo más inteligente es empezar por la número 4, que es la que más te apetece hacer.
Es evidente, ¿a quién le apetece empezar enviando la contabilidad a tu gestor/a cuando literalmente… no la tienes ni al día, ni al més, ni nada?
Te pones a trabajar y a la que te das cuenta ya es la hora de comer y no te ha dado tiempo a liquidar más de 3-4 tareas. Hoy será un día largo.
Si nunca te has encontrado con esta situación deja que de diga algo, eres una persona muy (pero que muy) afortunada. Para el resto de los mortales esto suele ser o el día a día o al menos “el típico final de mes”.
Si crees que esto te pasa con más frecuencia de lo que debería tengo noticias para ti. Hoy te voy a contar 4 cositas que te van a gustar.
Empezamos por lo más importante en cualquier negocio: la facturación.
Aquí hay algo que es evidente, si las cuentas no salen, si los pagos no se efectúan o las facturas no se emiten, mal vamos.
Lo que me lleva a la siguiente pregunta: ¿cuánto tiempo tardas en emitir una factura? Y bueno, ya no hablemos de toda la gestión que viene luego… que si recordatorios, que si mirar si te la han pagado y saber cual es… en tres palabras: “desmadre de excel”.
Hace tiempo, alguien muy sabio dijo: “cualquier tarea que tienes que repetir más de dos veces se debe automatizar”.
¿Te imaginas que tus facturas recurrentes se emitieran solas?
¿Te imaginas que sólo tuvieras que estar pendiente de mirar en el banco para ver si han llegado las transferencias?
Pues a eso es a lo que llamamos, los programas de facturación. Y todo lo que has leído hasta ahora no han sido más que típicos ejemplos.
Con prácticamente cualquier programa de facturación puedes hacer cosas como:
- Contabilidad
- Facturación
- Proformas
- Presupuestos
- Seguimiento automatizado
- Impuestos
- Y una barbaridad de cosas más
Te suena eso de… ¿me puedes volver a enviar la factura? Pues con un programa de facturación son 3 clicks.
Y aquí tienes los mejores:
Aunque si estás empezando es muy probable que te interese echarle un vistazo a estas opciones, ya que cuentan con cuota gratuita (que da bastante de sí la verdad):
Pero vayamos más allá.
La gestión de las facturas es fundamental, súper clave. Pero…¿y los clientes?
Está claro que una buena gestión de tus clientes, no sólo te ayudará a cerrar más tratos, sino que te ayudará a tenerlo todo controlado.
¿Te imaginas un programa en el que estuviera todo centralizado? Una pantalla única para cada cliente con todas tus notas de esa persona, todos los emails que os habéis enviado, todas las entregas, documentos guardados, reuniones, llamadas hechas…. ¿y que encima se actualiza solo?
Eso es lo que llamamos un CRM.
Y si hasta el día de hoy no sabías lo que era un CRM o no utilizabas ninguno, deja que te diga que hay un antes y un después de empezar a utilizar un CRM. Se trata de una herramienta que te ayuda a subir de nivel en tu negocio, sea cual sea.
Un CRM es básicamente un programa de gestión de clientes. Suena un poco flojo, ¿no?
Gracias a un CRM puedes tener la visión de todo tu negocio/proyecto centralizada. Te permite saber “qué toca hacer hoy” de una manera extremadamente intuitiva, te permite tener todos los presupuestos pendientes controlados, el estado de cada presupuesto, los pasos siguientes a cerrar un presupuesto… Es espectacular.
Lo “ideal” es mezclar un CRM con una herramienta típica de gestión de proyectos como Asana, pero realmente puedes utilizar un CRM como una aplicación de gestión de proyectos (depende del CRM). Lo cual, lo hace todavía más potente.
Olvídate de llevar un excel con columnas y anotaciones en google calendar. Desde un solo software podrás gestionar:
- Reuniones, llamadas, follow-ups,…
- Emails: enviar y recibir
- Clientes en todo sus aspectos
- Proyectos
- Facturación
- Estado de presupuestos
- Automatización
Tal como lo lees. Un CRM también te permite la automatización de prácticamente todas las tareas.
Un CRM es un producto “cambia vidas”. Y como no, aquí te dejamos los mejores:
Hay que decir, que algunos programas de facturación disponen de su propio CRM pero sí que es cierto que un CRM es “maquinaria pesada” por lo que muchas veces se trata de CRMs bastante pobres o que no permiten tantas cosas como los programas de CRM exclusivos.
¿Con cuál me quedo?
En cualquier caso, tal como habrás podido comprobar, hay un montón de opciones diferentes. Elegir la herramienta adecuada, no es fácil.
Aquí van algunos consejos para que te podrán ayudar.
- Antes de ponerte a buscar y comparar piensa: ¿realmente qué es lo que necesitas y buscas?
- Empieza a mirar y ves haciendo una lista con las opciones que más te gusten y llamen la atención. No importa si son 20 opciones, tu ves haciendo.
- Cuando hayas terminado esa primera fase de investigación, ponte a mirar cada opción y descarta aquellas que no veas claras.
- Finalmente te tocará descartar por precio
- Y te quedarán probablemente con 3 o 4 muy parecidas.
- Aquí, la recomendación es que te quedes con el que más buen rollo te dé. Equivocarse en un software no suele suceder, a fin de cuentas “todos están muy bien” y en el peor de todos los casos, siempre puedes saltar de uno a otro, por lo que tu decisión puedes tomarla tranquilamente, seguro que acertarás 🙂
