Hacer reuniones es básico y forma parte de la rutina diaria para la mayoría de empresas o freelance. Reuniones con clientes, con compañeros de equipo, entre departamentos, con proveedores… Algunas, seguramente muchas, son necesarias e importantes, pero muchas otras son una pérdida de tiempo, sobretodo si no nos organizamos bien y no tenemos algunas cosas claras de antemano.
Además, con la situación actual y con muchas personas trabajando en remoto desde alguna cafetería, desde casa, o desde un espacio de coworking, parece que hacer reuniones se está convirtiendo cada vez más en una rutina diaria para mantenerse al día (sobretodo si trabajas para una empresa).
Así que allá voy con algunos puntos que puedes tener en cuenta si quieres que las reuniones que organizas sean efectivas y eficientes.
El momento del día es importante
Lo primero, es escoger bien la hora o el momento del día en el que vas a programar la reunión. Si depende de tí, intenta no poner la reunión a media mañana o a media tarde (te corta la jornada de trabajo).
¿Es necesaria la reunión?
Parece lógico pensar que si hacemos una reunión es porque la necesitamos, pero muchas veces no es así. A veces programamos una reunión para hablar de algo que se puede solucionar con una llamada o con un email. Si hay algo que puedas solucionar con una llamada de 10 minutos, no pierdas el tiempo organizando una reunión que casi seguro va a ocuparte por lo menos una hora de tu jornada laboral.
Objetivos claros
Muchas veces se programan reuniones simplemente porque así está pautado, porque “toda la vida nos hemos reunido los lunes para hacer seguimiento”, o porque sabemos que tenemos que reunirnos pero no sabemos muy bien porqué.
Si quieres que la reunión no sea eterna y que además sirva para algo, asegúrate de tener los objetivos del encuentro bien claros y de que el resto de los asistentes a la reunión también tenga claro de qué se va a hablar. Es importante que nadie pierda el foco durante la reunión y que se hable solo de los temas que se han venido a tratar.
Participantes
Piensa bien quién necesita estar en la reunión y quién no. Convoca solo a las personas que van a aportar algo de valor.
Si convocas a más personas de las necesarias corres el riesgo de que la reunión se alargue, que se acaben tratando otros temas y que se pierda el foco de lo que se ha venido a solucionar.
Día y lugar bien claros
Cuando convoques una reunión, manda un email a todos los que van a asistir dejando bien claro el día, la hora y el lugar donde se va a llevar a cabo la reunión, así como el motivo por el que se va a realizar.
Esto es muy importante también cuando organizamos reuniones virtuales. Debemos dejar claro qué plataforma vamos a utilizar, el día y la hora exactos y cómo y cuándo vamos a enviar el enlace para que todos los asistentes puedan acceder a la reunión.
Si no lo dejas claro desde el principio, puedes perder mucho tiempo persiguiendo al compañero que no se ha enterado, que no tenía la plataforma preparada o que no encuentra el enlace. Por este motivo, si programas la reunión con muchos días de antelación, es recomendable que mandes a todos los asistentes un recordatorio con todos estos datos el día anterior.
Agenda de la reunión e información importante
En ese mismo correo que vas a mandar con el día, la hora y el lugar, añade la agenda de la reunión con los puntos que se van a tratar, cuánto tiempo se va a destinar para cada asunto y quién será el responsable de cada tema.
Compartir toda esta información de antemano va a hacer que no haya confusiones, que cada uno lleve sus aportaciones bien preparadas y en consecuencia, que la reunión no se alargue.
Anota otros temas que vayan surgiendo
Es normal que durante la reunión aparezcan otros temas que será interesante tratar. Incluso a lo mejor surgen ideas nuevas a las que dedicar una reunión solo para ellas.
Anota todas las ideas y los temas que no tengan que ver con esta reunión en una hoja aparte para tratarlos más adelante y así no perder el hilo de lo que se está hablando en ese momento. Si los temas que has anotado en la hoja aparte se pueden resolver rápidamente, puedes dedicarles unos minutos al final de la reunión, si son temas que crees que necesitan tiempo, programa otra reunión para hablar de ellos.
Ves preparado
Supongo que no hace falta decir que para que una reunión sea efectiva, tienes que preparar con antelación los temas que vas a tratar. Apúntate en una libreta o en una hoja todo lo que quieres decir para no olvidarte de nada.
Escucha activa
Crear turnos de palabra y de respuesta. Todos los asistentes a la reunión tienen que respetar el turno de palabra del resto de compañeros. No interrumpirse y además escuchar activamente y con atención para luego poder aportar información relevante.
Reserva tiempo para preguntas y dudas al final
Al final de la reunión reserva unos minutos para que todos los compañeros puedan resolver las dudas que les puedan haber quedado por resolver. Para que la reunión sea un éxito, todo el mundo tiene que salir con las ideas claras, sabiendo cuáles son los próximos pasos y qué tareas y objetivos tiene cada uno. Para eso es importante que no quede ningún tema pendiente por resolver.
Después de la reunión
No sirve de nada que la reunión haya sido un éxito si a los dos días nadie se acuerda de lo que se ha hablado o de la información más importante. Manda un resumen de la reunión al finalizar. Asegúrate de que han quedado claras las tareas, las fechas límite y las personas responsables de cada tarea.
Parecen muchas cosas a tener en cuenta, ¡no te agobies! Aunque te he dado mucha información, la mayoría de las cosas ya las aplicamos por lógica, simplemente utiliza esta información para mejorar tus reuniones y para asegurarte de que no pierdes el tiempo.
