Digitaliza tu empresa

El confinamiento por COVID19 nos ha dejado un mundo diferente. La gran mayoría de empresas, se han dado cuenta de lo poco preparadas que estaban para el mundo digital y para poder afrontar adversidades (inimaginables).

Pero el caso es el mismo, con Confinamiento o sin él, el mundo evoluciona. Y lo hace muy rápido.

Si tienes una empresa, de lo que sea, necesitas estar lo más digitalizado/a posible. Debes aprovechar al máximo todos los procesos y herramientas que te puede brindar la nube.

Y no se trata únicamente de utilizar lo que nos pueda dar la nube, sino que, tiene unos beneficios “ocultos” que puede que no te hubieras planteado hasta ahora.

Beneficios de digitalizar la empresa:

Lo principal, es que si tienes todo lo posible en la nube (internet), significa que no dependes de un ordenador determinado, y por ende, si se te estropea o quieres trabajar desde otro sitio, lo vas a poder hacer sin ningún problema.

Imagínate que un dia vas a encender el ordenador y… se te funde (me ha pasado justamente eso). Lo primero que sientes, es un pánico atroz que te recorre desde la espalda hasta… todas partes, se te acaba de fundir el ordenador.

Pero después del susto piensas, al menos no he perdido prácticamente nada. Lo que tuviera en la carpeta “descargas” y poco más. Suerte que lo tengo todo en la nube.

Conozco empresas que tienen “el ordenador de la contabilidad”. No quiero pensar qué sucederá si algún día eso se estropea… no lo quiero ni imaginar.

Conozco otras empresas, con un servidor propio al que se tienen que conectar mediante FTP para poder acceder a todo… eso tampoco es muy buena solución.

Si tienes tus programas de manera deslocalizada, te permitirán no solo ahorrarte sustos sino, poder trabajar desde donde quieras y cuando quieras.

Es cierto que, hay programas que requieren instalación local. Un photoshop, ableton live, autodesk, sap, etc. Son programas que requieren de un ordenador en el que tienen que estar instalados. 

En estos casos, hay opciones interesantes para instalarlos en lo que se llama “una máquina virtual”, que básicamente es como si los tuvieras en tu ordenador, pero cuando los ejecutas, se ejecuta en un servidor.

Esto te permite:

  • Tener muchísima más potencia.
  • Te podrás conectar a ese programa desde cualquier sitio.
  • Bajas la probabilidad de que el programa se cuelgue (gracias a la potencia).
  • Entregas de última hora: ¿te has ido ya del despacho y el cliente de repente quiere verlo? Te puedes conectar desde casa sin problema.

Herramientas de digitalización de empresas

Si no tienes una empresa grande, cualquiera de las siguientes soluciones te pueden ayudar muchísimo a gestionar el negocio entero, sin necesidad de estar presente.

ERP o programa de gestión

Si necesitas un programa de gestión (ERP)  para llevar las cuentas, facturas, clientes, pagos, bancos, contabilidad, impuestos, etc. Holded es la mejor opción.

Esta herramienta es un SaaS (Software as a Service) y básicamente, sólo necesitas conexión a internet para utilizarla. Además, se puede automatizar con Zapier si lo necesitas (cosa que la añade muchísimo valor).

Si tienes que hacer cualquier gestión en tu empresa utiliza Holded. Hay muchas más opciones pero después de probar muchas de ellas, creo que Holded te puede ir muy bien. (si clicas en el enlace y te das de alta te regalan 50€)

CRM

Lo siguiente, es utilizar un CRM. Si tienes una empresa, da igual el tamaño (como si eres autónomo/a), necesitas un CRM. Olvídate de excels y demás, necesitas un CRM.

Un CRM, es un programa de gestión de clientes. Así de sencillo y a la vez así de potente. Te permite llevar un seguimiento muy acotado de en qué punto está tu cliente.

Te permite agendar visitas, trabajos, entregas y reuniones. Te permite enviar emails y lo más importante: tenerlo todo bajo control. Tiene paneles de facturación y una barbaridad de cosas más.

El CRM es lo que cambia la vida de las empresas. De no utilizar uno a utilizarlo, no hay color. Se experimenta un salto cualitativo inmediato de la gestión del negocio.

Hemos probado muchos y te ofrecemos 3 opciones:

  • Hubspot: hubspot es un CRM gratis, pero enseguida que vayas a necesitar cualquier cosa extra es muy caro. Sin embargo, para romper el hielo igual te interesa.
  • Pipedrive: este es mi CRM favorito. Es un cañón. Te permite una gestión perfecta de todo lo que tienes que hacer en tu día a día. Además, se integra perfectamente con otras herramientas como Zapier, Google Calendars, tu correo (esto es brutal) y un larguísimo etc.

    → Utilizando este enlace tienes una prueba gratis de 30 días sin meter tarjeta de crédito ni nada.
  • Active Campaign: este no es un CRM como tal. Es básicamente, el mejor programa de email marketing, que justamente, tiene un plan con CRM que no está nada mal. La verdad es que poder mezclar tus automatizaciones y newsletters con la parte de CRM es realmente una pasada, pero tiene limitaciones.

    No es tan potente como Pipedrive a nivel de gestión de clientes y la interfaz no está tan pensada para la gestión del día a día.

El CRM lo que permite, es concentrar la gestión de todos los clientes y unificar el conocimiento de todos los clientes en una misma plataforma. Esto, permite sacar reports, marcar objetivos, hacer traspaso de información, seguimiento, etc. 

¿Qué CRM escoger?

Esta pregunta es la más habitual y hay una manera muy ágil y fácil de resolverla:

¿Qué tipo de negocio tienes?

Si tienes un negocio de volumen en el que quieres tener el proceso lo más automatizado posible, sin duda el mejor CRM que puedes utilizar es el de Active Campaign. Debido a que se integra con las automatizaciones y a que te permite hacer seguimiento automático de todo lo que sucede y a reaccionar en cuanto a ello.

Ejemplos para utilizar Active Campaign son, ecommerce, negocios de infoproductos y otras opciones que no necesites hacer un seguimiento manual, pero en el que quieras tener controlada la evolución desde Leads hasta clientes.

Sin embargo, si tu negocio es de seguimiento individual de clientes, agendar reuniones, llamadas telefónicas, anotar lo que te ha dicho y un trabajo más “artesano y manual” la mejor opción es Pipedrive.

Ambos programas se parecen mucho, y si dudas, lo mejor es probarlos (hay pruebas gratuitas en ambos casos, 7 días en Active Campaign y 30 en Pipedrive). Pero en la práctica, podríamos decir que depende del tipo de negocio.

Gestión Documental

Si, sólo el título te hace bostezar, pero te pondrías las manos en la cabeza de saber la cantidad de empresas que siguen trabajando con el Pack de Office y lo tienen todo en local.

Utiliza Drive.

Es cierto que Office tiene la suite 360 – todo en la nube, pero Drive es gratis y además es automatizable con Zapier e Integromat (y esto puede que en el futuro te interese) y Office se integra con Flow, que no está mal pero es bastante más complejo de utilizar.

Si no usas Drive ya, te recomiendo que metas todos tus documentos dentro de Drive y empieces a utilizarlo.

Utilizar Drive es lo que te permite entrar a todos tus archivos desde cualquier sitio, incluso desde el teléfono. Es de Google y es gratis.

Con drive tienes:

  • Google Sheets (excel)
  • Google Docs (Word)
  • Google Presentaciones (Powerpoint)
  • Y muchísimas más opciones de las que te imaginas

Además, si en algún momento te quedas sin los 15GB de espacio, puedes contratar más, a un precio realmente reducido (pero que muy muy reducido).

Hacer el salto a Drive, te permitirá tenerlo todo en un servidor de google y podrás acceder a ello desde cualquier sitio. Esto es muy útil cuando no estás en la oficina o tienes que teletrabajar.

Email y Email Marketing

Gestionar el correo es importante, estemos dónde estemos. Y aquí hay varias cosas que tenemos que tener en cuenta.

Lo primero, es que la opción más práctica, es integrar tu correo de empresa dentro de gmail. Esto, te permitirá utilizarlo desde gmail.com y no depender de outlooks, thunderbirds ni otras opciones. Estará siempre disponible en gmail.

Puede que ahora mismo ya tengas outlook u otra opción. En este caso, hay que entender, que hay 2 maneras diferentes de “integrar el correo en un ordenador”.

Cuando en tu gestor de correo le das a la opción de “añadir cuenta de correo electrónico”. En un momento dado de la integración, el programa nos pregunta si queremos POP3 o IMAP.

Solemos darle a lo que salga y pa’lante.

Pero esto tiene más miga de la que parece:

  • Si marcamos la opción de POP3 lo que le estamos diciendo al programa es que descargue los archivos del servidor y los meta en el ordenador. ¿Qué significa esto? Que desaparecen del servidor y sólo vas a tener esos emails disponibles en ese ordenador. Esto es un problema ya que si un día se te estropea el ordenador es probable que los pierdas.
  • IMAP es diferente. Con IMAP lo que le dices al programa es que consulte al servidor pero no toque nada de manera automática. Esto quiere decir que si conectamos nuestro correo en diferentes ordenadores con IMAP podremos ver la información. Eso sí, si borramos o enviamos correos o lo que sea, se replica en todas partes, pero de entrada no se descargan.

Esto tiene un problema añadido: si dejas los correos en el ordenador los puedes perder o no los puedes ver desde otra parte. Pero si los dejas en el servidor te pueden llegar a ocupar mucho espacio. Lo ideal es intentar contratar un servidor con planes flexibles de correo, como Siteground.

Eso y claro, hacer limpieza de vez en cuando.

Por otro lado, a parte del mailing tenemos un componente fundamental: el email marketing.

Enviar comunicados a nuestros clientes, es fundamental para hacerles saber que nuestro negocio es pionero y que seguimos ofreciendo valor después de la venta.

Pero es que además, utilizar el email marketing nos permite automatizar un montón de funciones, que de otra manera no sería posible.

Piensa lo siguiente: el contacto con más valor de tu base de datos, suele ser el que justo acaba de entrar ahora mismo.

Se trata de una persona que te acaba de encontrar y dice, “hey, ¡toma mi correo y mandame info!” Este usuario tiene un alto potencial de compra, o al menos puede que más que muchos de tus contactos de tu base de datos.

A estas personas, no podemos enviarles un “gracias por apuntarte a nuestra newsletter” o “gracias por descargarte XXX”. Hay que dar más.

Gracias a las automatizaciones de email marketing, podemos enviar correos de alto valor a aquellas personas que estén interesadas en nuestro proyecto.

Tener una base de datos, va más allá de enviar una newsletter de vez en cuando. Hay que cuidarla y tratarla bien.

Además, tener una base de datos trabajada, te permitirá depender menos de las redes sociales y  de la publicidad online. Enviar las newsletters adecuadas, te permitirá obtener ingresos de manera automática.

Mejores programas para email marketing

El mejor (y de largo), es Active Campaign, su nivel de prestaciones realmente no tiene igual. Pero aquí te dejo algunas otras opciones, que te pueden resultar de interés.

Gestión de reuniones.

Las reuniones suelen ser uno de los puntos flacos de toda empresa. Se tratan como si no tuvieran coste o no tuvieran valor. Sin embargo una reunión es uno de los costes más altos de todas las empresas.

Durante aproximadamente hora – hora y media se paraliza la actividad de un equipo entero y se dedica a divagar sobre un problema.

Si prorrateamos el coste/hora de cada integrante y lo multiplicamos por el tiempo que perdemos en una reunión nos podemos sorprender de cómo una reunión puede llegar a costarle a la empresa más de 1.000 euros.

Cómo hacer reuniones efectivas

  • Una reunión no debería durar más de 30 minutos.
  • Se debe programar con antelación para que a todo el mundo le vaya bien y puedan prepararse bien.
  • Se debe dejar claro el objetivo de la reunión, en el momento que se programa.
  • Se debe preparar la reunión con el material práctico y necesario. Olvídate de presentaciones en powerpoint de datos que no aportan nada.
  • Se debe ir al grano
  • Si se llega tarde, no se entra. Hay que ser puntual y respetar al equipo.
  • Se deben hacer el mínimo de reuniones posibles. Pocas pero productivas.
  • Una reunión debe ser necesaria, si alguien quiere reunirse sólo para ponerse al día, que busque otras maneras de saberlo sin hacer perder el tiempo a los demás.

Hay un libro muy interesante llamado “Reuniones de 30 minutos” que puede que ayude a más de una empresa.

Herramientas para hacer reuniones online

Hay multitud de maneras de hacer una reunión online, estas son algunas de ellas:

La herramienta a escoger realmente dependerá del tipo de equipo y reunión. Para reuniones de más de 4 personas, igual es mejor cualquier opción que no sea Whereby, pero para reuniones de 4 o menos, Whereby es una magnífica opción ya que es tremendamente ágil.

En este caso, es de esas situaciones en las que es mejor probarlas todas y quedarte con la que más te guste.

Comunicación dentro de la empresa

Si estamos trabajando en digitalizar la empresa, debemos tener en cuenta que hay un punto clave: la comunicación.

Gestionar bien la comunicación ayudará a una gestión eficiente y a que todo el equipo esté al día de lo que está sucediendo.

Aparentemente, hay muchas opciones para trabajar, pero sólo hay una realmente eficiente: Slack.

A pesar de que pensemos que con un grupo de Whatsapp o Telegram (o incluso Skype) ya lo tenemos hecho, enseguida nos daremos cuenta de que hay cosas importantes que se pierden enseguida.

Slack te permite crear diferentes “lineas de chats” para un mismo equipo y de esta manera, agrupar cada chat en una temática determinada.

  • Cliente A
  • Cliente B
  • Cliente C
  • Charla general
  • Incidencias
  • Ayuda
  • Etc.

Si se trabaja de una manera estructurada, podremos aprovechar al máximo esta herramienta, así como podremos tener una comunicación efectiva dentro de la empresa.

Gestión de proyectos.

Cuando estamos trabajando de manera deslocalizada o incluso dentro de la misma empresa, la gestión de proyectos es crucial.

Además, suele ser uno de los puntos que más falla y por culpa de eso, genera muchos problemas dentro del equipo a nivel de información (personas que no saben realmente qué es lo que tienen que hacer) y sobretodo a nivel de plazos: las cosas no se entregan cuando toca.

Nuevamente, hay muchas opciones pero los mejores programas para gestionar un proyecto son:

Lo bueno que tienen estos programas es que, pueden integrar todos los programas anteriores y por ejemplo, te permiten que cuando ganas un cliente, desde pipedrive marcamos “trato ganado” y automáticamente se crea un panel en Asana para empezar a trabajar.

La Actitud

Éste es el área más difícil de trabajar. Digitalizar una empresa no se hace de la noche a la mañana. Además, habrá personas que inevitablemente se resistirán al cambio: “si siempre lo hemos hecho así e iba bien (aunque no sea verdad), para qué deberíamos cambiar ahora a este programa (que no conozco)?”

Es importante entender que cuando sucede esto, estas personas realmente no van en contra de la empresa ni del equipo. Suelen ser conductas motivadas por el miedo y las inseguridades.

La mejor estrategia en estos casos, es la de apoyar y no discutir. Si acompañamos el proceso, nos daremos cuenta de que cuando esa persona aprenda a utilizar los nuevos programas (aunque a nosotros nos parezcan muy sencillos), para esa persona serán pequeños logros que no sólo le harán sentir bien, sino que ayudarán a consolidar la digitalización de la empresa.

Por dónde empezar

Estas son algunas de las ideas que puedes aprovechar para digitalizar tu empresa. Aunque antes de empezar, lo ideal es crear un mapa o un dibujo en el que diseñes tu empresa actual.

  • ¿Cómo está formada?
  • ¿Cómo se comunican estas personas?
  • ¿Qué programas utilizamos?
  • ¿Nos gustan estos programas?
  • ¿Cómo es nuestro ciclo de venta?

La idea es que podamos plasmar el negocio entero en un papel y enseguida vamos a poder ver qué áreas son digitalizables en primera instancia (por ejemplo los datos al drive) y cuales necesitan ayuda de un técnico (meter photoshop o SAP en el cloud).

El caso es que de cualquier manera una empresa debe estar digitalizada y debe depender cuanto menos posible de la ubicación real de los trabajadores.

De esta manera será mucho más adaptativa, eficiente y se podrá amoldar a las situaciones que surjan.

Miriam Grinyó
Miriam Grinyó

CMO & Founder

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